Attardons-nous simplement à la séquence des étapes d’une intervention : arrivée du patient, enregistrement à l'accueil, vestiaires et consignes de déshabillage, retour en salle d’attente, rencontre préparatoire avec l’infirmière, retour en salle d’attente, installation sur une civière et transport vers la salle d’examen, intervention, transport vers la salle de récupération, réveil, remise du dossier au patient et congé. Chaque intervention endoscopique nécessite donc une planification rigoureuse, et surtout, une cohésion entre chaque étape afin d’optimiser le parcours de l’usager, mais aussi celui des nombreux intervenants cliniques.
Un outil collaboratif pour un portrait des files d’attente en temps réel
La modernisation prochaine du service d’endoscopie de l’Hôpital du Sacré-Cœur-de-Montréal dans le cadre du projet Construire l’avenir – CIT-UME-Endoscopie a mis en lumière la nécessité d’implanter un système qui offrira une meilleure gestion des files d’attente, de l’arrivée du patient jusqu’à l’obtention de son congé.
Le système en cours d’installation prévoit le déploiement d’un logiciel, eVisite, permettant l’informatisation des données et des statuts des usagers à chacune des étapes du parcours endoscopique. Il s’agit d’un système collaboratif entre tous les intervenants du service, du commis à l’accueil à l’assistante infirmière-chef (AIC) en passant par l’ensemble des infirmières du service et des médecins.
Une borne à écran tactile sera installée à l’accueil de l’endoscopie. Lors de son arrivée, l’usager s’enregistre à la borne et se voit remettre un numéro. Un signal est alors transmis au commis à l’accueil, qui prépare son dossier. L’usager est ajouté au tableau de bord et tous les intervenants du service sont informés de son arrivée. Lorsque l’usager voit son numéro sur l’écran d’accueil, c’est signe que le service est prêt pour débuter son parcours.
Par exemple, à la fin d’un examen, l’infirmière changera le statut de l’usager, informant ainsi l’ensemble du service de la libération de sa salle d’intervention pour le prochain patient. Des tableaux de bord seront installés aux emplacements-clés, tels que l’accueil et les salles d’examen et permettront à tous les intervenants d’avoir une vue d’ensemble en temps réel sur l’achalandage dans les salles d’attente, le délai dans les salles d’examen, ou même la disponibilité des civières de récupération dans la salle de réveil, entre autres. Le prochain patient en attente pourra donc être acheminé vers sa prochaine destination, sans délai. Puisqu’il se base sur une évaluation précise en temps réel, le système de suivi des patients optimisera de façon significative le parcours endoscopique. Quant au logiciel, il sera possible pour les intervenants cliniques de programmer le flux souhaité à travers le service d’endoscopie.
Une valeur ajoutée en contexte de pandémie
L’année 2020 a été le théâtre d’un remaniement de plusieurs habitudes solidement ancrées dans la nature humaine. Les établissements du réseau de la santé ont dû s’adapter rapidement à une nouvelle réalité : distanciation physique, port universel d’équipements de protection individuelle, mise sur pause ou diminution de certains soins et services, etc.
Aux avantages usuels que procurent les nouvelles technologies et la révision des processus s’ajoutent aussi ceux liés à la santé publique. L’informatisation de la gestion des files d’attente prévue dans le nouveau service d’endoscopie contrôlera le mouvement des patients de façon plus structurée et donc de façon plus sécuritaire. D’une part, les bornes informatiques permettront aux intervenants cliniques d’appeler les patients à distance, en plus de leur transmettre des informations additionnelles quant aux prochaines étapes de l’intervention. D’autre part, la fluidité dans le parcours de l’usager en endoscopie permettra de mieux respecter les horaires préétablis et ainsi d’éviter un rassemblement massif dans l’une ou l’autre des salles d’attente du service.
Pour savoir de quelle façon l’arrivée de cette nouvelle technologie va transformer l’expérience des usagers en endoscopie, parcourez notre article connexe Transformer l’expérience usager lors d’une intervention endoscopique.
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