La mise en service clinique
C’est l’étape méconnue du grand public. Et pourtant! C’est une étape cruciale pour une transition réussie et en douceur. C’est celle où l’on compte sur la collaboration des nombreuses équipes de soutien logistique : l’hygiène et salubrité, l’approvisionnement, l’alimentation, la buanderie et la lingerie, le transport, etc.
Sur papier, le processus semble simple : avant d’accueillir les patients, on doit s’assurer d’avoir sur place les équipements, le mobilier, les fournitures médicales, la lingerie et la literie, les chariots d’alimentation, etc.
Le défi de logistique est pourtant immense : il faut s’assurer d’optimiser l’échéancier et la séquence des événements, de gérer l’occupation des espaces et garantir la disponibilité du personnel. Pour réussir la mise en service clinique, pas question de travailler en silos. Plus que jamais la collaboration interéquipes sera de mise.
La séquence des préparatifs
Une fois les clés du nouveau bâtiment en main, nos équipes entreprendront l’installation des équipements fixes et du mobilier. Une tâche colossale considérant la superficie de 16 323 mètres carrés des nouvelles installations. Il faudra notamment coordonner les livraisons, assurer la disponibilité des sites d’entreposage, décartonner les équipements, procéder à leur installation et nettoyer les locaux.
Viendront ensuite le déploiement et l’installation des équipements informatiques, médicaux et non médicaux (comme les lits ou les civières). Des étapes-clés qui nécessiteront la sécurisation complète des lieux.
L’équipe d’hygiène et salubrité sera à nouveau interpellée pour effectuer un nettoyage préclinique, qui donnera le coup d’envoi à toute une gymnastique logistique entre les différents services de soutien pour débuter les activités d’appropriation des nouveaux locaux. Comme c’est le cas pour chaque travailleur qui change de lieu de travail, nos professionnels ont besoin d’un temps d’adaptation pour se familiariser avec les locaux, les emplacements de matériel, les nouveaux équipements, etc. Ainsi, les infirmières, les préposés aux bénéficiaires, les professionnels des services multidisciplinaires et les médecins, entre autres, feront la tournée des nouvelles installations en vue de valider la fonctionnalité des pièces et bénéficier de formations1.
Parmi les nombreuses activités d’appropriation, notons également les visites de membres des services de santé et sécurité au travail et de la prévention et contrôle des infections afin d’évaluer la conformité des lieux et donner le sceau d’approbation final pour le déménagement.
Finalement, l’hygiène et salubrité prendra en charge le nettoyage clinique final, qui permettra l’accueil des premiers patients. Tout juste avant le lever de rideau, les équipes achemineront sur les lieux les éléments de dernière minute, qui ne pourront être déployés plus tôt.
Un rôle de premier plan pour l’équipe d’hygiène et salubrité
Il est difficile de passer sous silence le rôle fondamental de l’équipe d’hygiène et salubrité dans les préparatifs de mise en service. Alors que la plupart des activités logistiques peuvent être réalisées en parallèle pour accélérer l’ouverture éventuelle, il est impossible d’envisager la poursuite des activités subséquentes tant et aussi longtemps que leurs interventions n’ont pas été complétées.
Les services de soutien, ces travailleurs de l’ombre dont on ne pourrait se passer
À travers la séquence des préparatifs, chaque service de soutien aura la responsabilité de déployer ses propres équipements et de s’assurer que tout est fonctionnel. Par exemple, les services d’alimentation mèneront leurs chariots d’alimentation sur place, valideront la fonctionnalité des espaces prévus pour leur rangement, s’assureront que leurs chariots d’alimentation chauffants pour la distribution des repas sur les étages fonctionnent bien, entre autres.
L’équipe de transport, qui aura planifié ses routes logistiques en amont, pourra effectuer ses tests sur le terrain. Une fois bien rodée cette étape semble aller de soi, mais la planification est essentielle pour s’assurer de l’optimisation du temps, des ressources et de la sécurité des patients : par quelle porte entrera un patient en provenance de chaque service? Quel ascenseur utilisera-t-on pour l’acheminer sur l’étage? Il faut anticiper chaque scénario, tant au niveau de la coordination interne qu’interétablissements.
En d’autres mots, l’équipe projet Construire l’avenir chorégraphie la séquence des préparatifs entre chaque acte, mais il revient à chacun des acteurs clés de jouer leur rôle et de respecter le temps qui leur est alloué sur scène pour réussir le lever de rideau.
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1. Voir article connexe Construire l’avenir : l’implication des équipes de soutien clinique essentielle à la prestation de soins
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